La comptabilité n’est pas qu’une obligation de fin d’année. Tenue au fil des semaines, elle vous dit si vous gagnez de l’argent, qui vous doit quoi et combien mettre de côté pour la TVA et les impôts. Ce guide rassemble l’essentiel pour un indépendant ou une PME en Suisse : quelle comptabilité tenir, comment organiser les pièces, à quel rythme, et qui fait quoi entre vous, votre assistante comptable et votre fiduciaire.
Quelle comptabilité devez-vous tenir ?
Le Code des obligations prévoit deux niveaux (art. 957 CO).
- Comptabilité simplifiée : les entreprises individuelles et sociétés de personnes dont le chiffre d’affaires du dernier exercice est inférieur à CHF 500 000, ainsi que les associations et fondations non tenues de s’inscrire au registre du commerce, peuvent se limiter à une comptabilité des recettes, des dépenses et du patrimoine.
- Comptabilité commerciale complète : au-delà de ce seuil, et dans tous les cas pour les Sàrl et les SA. Elle suit la partie double et aboutit à un bilan et un compte de résultat.
Même en comptabilité simplifiée, un logiciel adapté vous fait gagner du temps et rassure votre fiduciaire. Pour choisir, voyez notre comparatif Bexio, Crésus et WinBIZ.
TVA : êtes-vous concerné ?
L’assujettissement devient obligatoire dès CHF 100 000 de chiffre d’affaires annuel issu de prestations imposables. Les taux en vigueur sont de 8,1 % (normal), 2,6 % (réduit) et 3,8 % (hébergement).
- Méthode effective : un décompte par trimestre.
- Méthode des taux de la dette fiscale nette (TDFN) : un décompte par semestre.
- Décompte annuel : possible sur demande depuis 2025 jusqu’à CHF 5 005 000 de chiffre d’affaires, avec des acomptes en cours d’année.
Dans tous les cas, le décompte se remet en ligne sur le portail de l’AFC, dans les 60 jours qui suivent la fin de la période.
Le circuit des pièces, de la facture au classement
1. Factures émises : numérotation continue, date, description de la prestation, montant. Si vous êtes assujetti, ajoutez votre numéro TVA, le taux et le montant de TVA. Depuis l’abandon des anciens bulletins de versement en 2022, la facture QR est la norme.
2. Factures reçues : une adresse e-mail dédiée, une validation, un paiement à l’échéance, puis le classement.
3. Tickets et frais : photographiés le jour même, avec une note sur l’objet de la dépense.
4. Banque : relevés mensuels rapprochés avec la comptabilité, au centime près.
Le bon rythme : semaine, mois, trimestre, année
| Rythme | Tâches |
| Chaque semaine | Facturer le travail terminé, enregistrer les pièces reçues, préparer les paiements |
| Chaque mois | Rapprocher la banque, relancer les impayés, faire le point sur la trésorerie |
| Chaque trimestre | Préparer la TVA (méthode effective), contrôler les débiteurs anciens |
| Chaque année | Inventaire au 31 décembre, dossier de bouclement, déclarations salariales, archivage |
Séparer privé et professionnel
- Un compte bancaire dédié à l’activité, même pour un indépendant.
- Des prélèvements privés enregistrés comme tels, jamais mélangés aux charges.
- Des parts privées (véhicule, téléphone, bureau à domicile) définies avec votre fiduciaire.
Qui fait quoi ?
- Vous : vous vendez, décidez et validez les paiements.
- Votre assistante comptable : facturation, relances, saisie, rapprochements bancaires, préparation des éléments TVA, classement, dossier pour la fiduciaire.
- Votre fiduciaire : bouclement, déclarations fiscales, conseil et, le cas échéant, révision.
Quatre chiffres à regarder chaque mois
- La trésorerie disponible, en retranchant la TVA déjà encaissée qui ne vous appartient pas.
- Les débiteurs ouverts et leur ancienneté : au-delà de 60 jours, il faut agir.
- Le chiffre d’affaires du mois, comparé au même mois de l’an dernier.
- Les charges fixes mensuelles, pour savoir ce que vous devez couvrir avant de gagner le premier franc.
Questions fréquentes
Puis-je tenir ma comptabilité sur Excel ? Pour une comptabilité simplifiée, c’est possible. Un logiciel limite toutefois les erreurs et facilite la TVA comme le travail de la fiduciaire.
Combien de temps dois-je garder mes pièces ? Dix ans, selon l’art. 958f CO. Tous les détails dans notre article de décembre sur la conservation des documents.
Je n’ai pas le temps de m’en occuper. C’est précisément le rôle du Suivi régulier : votre comptabilité courante est tenue chaque mois, et vous recevez un point clair.
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