Conditions Générales de Prestation de Services

1. OBJET

1.1. Les présentes Conditions Générales (ci-après « CG ») régissent les relations contractuelles entre GBA Services – Aline Burger (ci-après « la Mandataire ») et ses clients (ci-après « le Client »). Elles s’appliquent à toutes les prestations fournies, qu’elles soient au tarif horaire, sous forme de mandat ponctuel (forfait) ou dans le cadre d’un mandat mensuel (prestation récurrente). Elles font partie intégrante de tout contrat de mandat, offre ou devis accepté par écrit.

2. DÉFINITIONS

Les prestations sont fournies sous deux formes :

Mandat ponctuel (forfait) : prestation définie dans son contenu et limitée dans le temps, facturée à prix fixe ou au tarif horaire selon devis.

Mandat mensuel (prestation récurrente) : prestation continue facturée mensuellement, incluant le cas échéant un volume d’heures mensuel défini dans le contrat.

3. OFFRE ET CONCLUSION DU MANDAT

3.1. Les offres sont établies sur la base des informations transmises par le Client. Toute imprécision ou omission peut entraîner une adaptation du prix. Les offres basées sur des indications imprécises ou fausses ne peuvent engager la responsabilité du Prestataire.

3.2. Les offres ont une validité de 10 jours. Passé ce délai, le Prestataire se réserve le droit de modifier le prix et/ou les conditions de l’offre.

3.3. Le mandat débute à la date convenue dans le contrat ou, à défaut, à la date de signature.

4. NATURE DES PRESTATIONS – CLAUSE DE NON-FIDUCIAIRE

4.1. La Mandataire agit exclusivement en qualité de prestataire de services administratifs, financiers et comptables.

4.2. Elle n’exerce pas d’activité de fiduciaire au sens strict et ne réalise notamment ni audit, ni expertise comptable, ni conseil fiscal approfondi, ni représentation auprès des autorités fiscales sauf mandat spécifique.

4.3. La conformité légale et fiscale des documents reste sous la responsabilité du Client.

4.4. La Mandataire s’engage à exécuter ses prestations avec diligence, professionnalisme et confidentialité.

5. COLLABORATION DU CLIENT

5.1. Le Client s’engage à fournir les documents, informations et accès nécessaires (accès aux logiciels, comptes bancaires, plateformes tierces, etc.) dans un délai de 3 semaines à compter de la signature du contrat ou de toute demande ultérieure de la Mandataire.

5.2. Pour les mandats ponctuels (Remise en ordre) : le montant de l’offre est dû intégralement dès validation de l’offre, quelle que soit la suite donnée à la mission (renonciation du Client, silence, transmission tardive ou absence de transmission des éléments nécessaires). Le périmètre de la mission reste dans tous les cas limité aux mois explicitement mentionnés dans l’offre, quelle que soit la date effective à laquelle la Mandataire commence à exécuter la prestation. Si les éléments nécessaires ne sont toujours pas transmis 3 mois après la signature, la Mandataire se réserve le droit de résilier le contrat de plein droit, sans préavis ni formalité supplémentaire.

5.3. Pour les mandats mensuels (Suivi régulier) : passé le délai de 3 semaines, les mois déjà facturés restent dus. Si les éléments nécessaires ne sont toujours pas transmis 3 mois après la signature, la Mandataire se réserve le droit de résilier le contrat de plein droit, sans préavis ni formalité supplémentaire. Seuls les mois effectivement facturés jusqu’à cette date restent dus ; aucun mois ultérieur n’est facturé.

5.4. Pour tous mandats, le montant dû au titre du présent article n’est soumis à aucun remboursement, quel que soit le motif de l’interruption ou de la résiliation.

5.5. Toute modification demandée après validation peut entraîner une facturation supplémentaire.

6. MODALITÉS DE RÉMUNÉRATION

6.1. Les prestations peuvent être facturées :

– Au tarif horaire selon le tarif convenu dans l’offre ou le contrat.

– Au forfait (mandat ponctuel) : prestation définie, facturée à prix fixe.

– Par mandat mensuel : montant mensuel et volume d’heures éventuel précisés dans le contrat.

6.2. Sauf mention contraire, la facturation horaire est mensuelle, paiement à 30 jours nets. La facturation par mandat ponctuel intervient selon les modalités précisées dans l’offre, payable d’avance ou avec acompte de 50 %.

6.3. Les heures supplémentaires dépassant le(s) créneau(x) réservé(s) dans le cadre d’un mandat ponctuel sont facturées à CHF 100.–/heure.

6.4. Les mandats ponctuels sont établis sur la base d’un volume de travail estimatif. Toute prestation excédant ce volume pourra faire l’objet d’une facturation complémentaire, après validation préalable du Client.

6.5. En cas de retard, des intérêts moratoires de 5 % l’an et/ou des frais de rappel de CHF 20.– dès le deuxième rappel sont facturés.

7. HEURES, PLANIFICATION ET ANNULATION

7.1. Les prestations sont réalisées durant les heures de bureau usuelles (lundi–vendredi, 08h00–17h30).

7.2. Toute intervention urgente ou en dehors de ces horaires peut faire l’objet d’une majoration de 20 %.

7.3. Toute prestation planifiée annulée moins de 3 jours ouvrables à l’avance peut être facturée intégralement, sauf cas de force majeure.

7.4. Dans le cadre d’un mandat mensuel incluant un volume d’heures défini, les heures non utilisées par le Client au cours d’un mois ne sont pas reportables sur les mois suivants et restent dues.

7.5. En revanche, si la Mandataire est dans l’impossibilité d’exécuter les prestations prévues en raison de vacances, maladie ou toute autre absence de sa part, les heures non réalisées sont reportées et exécutées dans les 2 mois civils suivants.

8. INTERVENTION SUR SITE ET DÉPLACEMENTS

8.1. Les prestations sont réalisées à distance. Un déplacement initial sur site est compris dans les mandats ponctuels de type Remise en ordre (diagnostic + collecte des documents physiques) et dans les mandats mensuels lors de la mise en place. Tout déplacement supplémentaire est exceptionnel et fait l’objet d’un accord préalable.

8.2. Tout déplacement supplémentaire est facturé à CHF 100.–/h, trajet compris, sur accord préalable écrit.

9. FRAIS COMPLÉMENTAIRES

9.1. Envoi de courrier (impression + enveloppe) : CHF 2.– (timbre refacturé au coût réel)

9.2. Impression importante : sur devis.

9.3. Autres frais spécifiques : refacturés au coût réel.

10. RESPONSABILITÉ

10.1. La Mandataire exécute les prestations avec soin. Sa responsabilité est limitée au montant de la prestation concernée. Elle ne peut être tenue responsable des erreurs ou omissions provenant d’informations inexactes transmises par le Client, de décisions prises par le Client, de pertes indirectes ou manque à gagner, de dysfonctionnements de plateformes tierces (banques, logiciels, administrations, hébergeurs, etc.).

10.2. Aucune garantie de résultat spécifique n’est donnée.

11. PROTECTION DES DONNÉES

11.1. La Mandataire traite les données du Client de manière confidentielle. Le Client reste responsable de la sauvegarde de ses données, de la sécurisation de ses accès, de la conformité de ses listes ou fichiers transmis.

11.2. En cas d’utilisation d’outils numériques ou d’intelligence artificielle, le Client accepte que certaines données puissent être traitées via ces systèmes, dans le respect des mesures de sécurité raisonnables.

12. RÉFÉRENCE CLIENT ET COMMUNICATION

12.1. Sauf opposition écrite du Client, la Mandataire peut mentionner le nom et le logo du Client comme référence commerciale (site internet, réseaux sociaux, supports marketing).

13. RÉSILIATION

13.1. Le mandat est conclu pour une durée indéterminée, sauf mention contraire.

13.2. Pour les mandats mensuels : une période minimale d’engagement de 2 mois s’applique. Passé ce délai, le mandat peut être résilié par écrit moyennant un préavis de 30 jours pour la fin d’un mois civil. Les deux premiers mois sont dus intégralement. Le mois entamé est dû intégralement. Les prestations déjà réalisées restent dues.

13.3. Pour les mandats ponctuels : le montant dû est celui prévu à l’art. 5.2 (montant intégral dû dès validation de l’offre). Pour les prestations facturées à l’heure : l’annulation entraîne la facturation des travaux déjà réalisés et des frais éventuels engagés.

14. RESTITUTION ET CONSERVATION DES DOCUMENTS

14.1. À la fin du mandat, les documents sont restitués sur demande.

14.2. Sauf demande contraire, les données peuvent être conservées jusqu’à 6 mois après la fin du mandat, puis supprimées.

14.3. Le Client reste responsable de l’archivage légal de ses documents.

15. DROIT APPLICABLE ET FOR

15.1. Le droit suisse est applicable. Le for juridique est établi à Yverdon-les-Bains (VD).